物料主檔在ERP系統中所扮演的角色

一.    前言

在ERP系統中,物料主檔是最重要的檔案之一。因為它牽涉到了企業中所有物料的設定、規劃與控制。所以在ERP系統中料項主檔中的欄位至少都有數十個之多。我們便來討論一下物料資料檔案規劃的問題。

二.    物料編碼原則

在電腦化的環境下,最重要的原則是「一個料號代表一個物料」如果一個物料有兩個料號或是一個料號有兩個物料,在一般的狀況下都是不允許的。料號編碼只要按照分類原則,易於辨識即可。另外料號中應避免特殊符號的使用,如點、逗號,因在書寫或列印時不易辨認。另外,針對料號的分類也是相當重要的,適當的分類可加快在索引查詢上的速度。

三.    常見問題

以下我們就幾個常發現的有關物料編碼與流程規劃問題加以說明

1.版本問題

常常會有人質疑:只要物料在規格上有了修改就要再編一個料號,這樣料號豈不是編不完了。事實上,如果新的物料能夠完全取代舊有的物料而不會有差異(如新一代的產品可一樣出貨給客戶),只要在料號的版本上更新即可,並不需要再編一個料號。但若規格上是有區分的或是不能混用的物料,還是要獨立出一個料號較好。

2.相同物料但有外形上的區別

如產品外殼有多種的顏色,是否只編一個外殼的料號即可?我們還是建議依不同的顏色來編出多個料號,因有明顯的差異下,如果只用一個料號來管理會造成在訂購和揀料上的困擾。

3.客戶來料的管理

有些物料是由客戶來提供,這時可按照客戶原先的料號來使用。管理的方式最好分倉來管理以免混洧。但如果企業本身也有此項物料時,也應增設新料號而不要用客戶的料號,原因是當企業的物料在作工程變更時,會去影響到客戶的物料。

4.相同物料但由不同廠商提供時的處理

料號中是否要將廠商編號包含進去?如果在客戶有要求特定廠商的情況下我們建議包含較好,因分開物料編號來管理在採購上和揀料時較不會出錯。

 5.發料時的特性

一般而言,發領料的方式可分為三種。第一種是物料發出數量是可數的,如發給現場10張電路板,大部份的發料都是屬於此類。在這種發料方式下,可成套的發退料。第二種方式是待生產完工時才能扣料的物料,如螺絲釘。因為一般在發料時都會省略這一項(因為連這些都做的話太浪費時間和人力,不合乎成本)。所以發料時不發這類物料,待完工時再扣除。第三種是成套的領用,如一捆線材固定是100M,在發料時是成捆的發,所以在用量時是批量(100M)的整數倍。但在BOM中的用量可能只有70M,如果領用了70M雖說是正確的,但庫存明明是減少了100M。久而久之就會造成料帳不符的情形,而且在現場剩餘的量又無帳可管。而在這種情形之下,就需要系統以現場倉的方式來作業。

6.現場倉的說明

為因應上面第三種方式發料,作法是先設定一個現場倉。從倉庫中先撥出一批的數量(100M)現場倉去,再從現場倉發出(70M)到生產線上。下次發出相同的物料時,如現場倉已足夠則先從現場倉發出,若不足再從倉庫撥出一批的數量至現場倉。在這種作業模式下,倉庫的數量符合實際庫存,現場倉可以管理,製單的成本也不會算錯,可謂是一舉三得啊。

7.物料的來源碼

在ERP系統中,物料主檔會有一個欄位是來源碼,意即表示該物料的來源是屬自製、委外加工或是採購而來。在系統計算出淨需求量後,會按照每個料號所設定的生產碼自動產生相對應的單據(如來源碼為採購的物料就發出採購單)。所以在設定此一欄位時需注意資料正確性,以避免後續相關資料的錯誤。

8.虛構物料的設定

有時為了便於理解或整齊美觀等因素,在BOM中會有某些半成品是不存在的。這些在生產線上隨即進行下一步驟的物料,所以不會有半成品入庫再發料的問題。在這種情況下,我們這些半成品的料號就可以定義為虛構物料(Phantom)。在展開材料表時,此種材料將會被略過不計。我們舉例來說,假設C造成B且B造成A,若A要直接從C造成,在A的材料表中的B必須記錄成虛擬物料(Phantom)。當領料單發出時,虛擬物料會被跳過,而該虛擬物料的子件會被包含在領料單之中。

9.存貨ABC分類法

存貨ABC分類法是將所有材料區分為A,B或C類。依訂單年度總使用金額(即總使用量乘以單價)遞減的順序將材料分為ABC三類。分類的目的在於讓管理者區分那些項目的材料是屬於高使用金額項目(A類),以避免將資源浪費在低使用項目(C類),而集中資源將高使用金額項目管理好。而C類的材料有時就儲存在製造現場,不透過MRP運算而是經由再訂購點法(Reorder Point)或雙箱法(Two Bin System)補充存量。

  

四.    結語

在ERP系統中料項的設定是相當重要的。因為料項資料串連了整個系統,加上ERP系統所注重的分析和模擬功能需要正確的資料庫數據才會有正確的輸出,所以在建立資料庫時不可不慎。


 

物料編碼原則

在電腦化的環境下,最重要的原則是「一個料號代表一個物料」。如果一個物料有兩個料號或是一個料號有兩個物料,在一般的狀況下都是不允許的。料號編碼只要按照分類原則,易於辨識即可。另外料號中應避免特殊符號的使用,如點、逗號,因在書寫或列印時不易辨認。另外,針對料號的分類也是相當重要的,適當的分類可加快在索引查詢上的速度。


 

在導入ERP系統的過程中,料號是很重要的基礎,但一般談編碼常常是談原則為主,如果有範例也常常只適合某一種產業或產品,若沒有依不同型態來調整編碼模式,可能會發生一料多號或一號多料的異常情形發生,因此版主在幾年前整理出十一種模式的導覽圖,主要針對一般導入ERP的買賣業或是製造業的需求,適用的程度應該有八至九成,只要能掌握到正確的模式,相信要編出一個適用的料號就不會太難達成了。

導覽是編碼的主架構和大方向,在細節方面有更多要注意的地方,前提就是編料號的人要對於料件的各種特性很清楚才能編出正確的料號,如果對料件不了解的話,就算知道編碼的各種技巧,也很難編出一個正確的料號喔。

關於編料號的注意事項和編碼技巧,還有很多的內容可以分享,這次就先把上圖的注意事項貼上來,各種編碼模式適用的行業或是料件特性,日後再專文介紹,要是有人對於某一種模式有興趣或是疑問,也歡迎共同討論成長。

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